Yhtiökokouksen ja hallituksen välinen toimivallan jako on nykyisessä asunto-osakeyhtiölaissa säädetty siten, että yhtiökokouksella on asunto-osakeyhtiössä yleistoimivalta, jolloin se on toimivaltainen käsittelemään ja päättämään kaikki yhtiön asiat lukuun ottamatta niitä, joiden nimenomaan on säädetty kuuluvan hallitukselle tai tilintarkastajille. Hallituksen ja isännöitsijän tulee erityisesti huolehtia ja valvoa, että yhtiökokouksen tekemiä päätöksiä noudatetaan.
Asunto-osakeyhtiölain 50§:ssä sanotaan hallituksesta: Asunto-osakeyhtiöllä tulee olla hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä. Jos yhtiön omistamassa rakennuksessa kuitenkin on vähemmän kuin viisi osakkeenomistajien hallinnassa olevaa asuinhuoneistoa, voi hallitukseen kuulua vähemmän kuin kolme jäsentä. Tällöin on hallituksessa oltava vähintään yksi varajäsen.
Järjestäytyminen ja kokoontuminen
Jos hallitukseen kuuluu useampi kuin yksi jäsen, on hallitukselle valittava sen jäsenten keskuudesta puheenjohtaja. Valinnan tekee hallitus, ellei yhtiöjärjestyksessä ole toisin määrätty. Isännöitsijä ei saa olla hallituksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että hallitus kokoontuu tarvittaessa. Puheenjohtajan on kutsuttava hallitus koolle, jos hallituksen jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii. Jos puheenjohtaja on estynyt tai hän ei vaatimuksesta huolimatta kutsu hallitusta koolle, voi hallituksen jäsen tai isännöitsijä tehdä sen. Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa ja käyttää puhevaltaa, jollei hallitus määrätyssä tapauksessa toisin päätä. Hallituksen kokouksesta on laadittava pöytäkirja, jonka allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, yksi hallituksen siihen valitsema jäsen tai kokouksessa läsnä ollut isännöitsijä. Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.
Hallituksen päätösvaltaisuus
Hallitus on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet valitusta määrästä jäseniä, jollei yhtiöjärjestyksessä vaadita suurempaa määrää. Päätöstä ei kuitenkaan saa tehdä, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole mahdollisuuksien mukaan varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn. Jos hallituksen jäsen on estyneenä, hänen tilalleen tulevalle varajäsenelle on varattava sellainen tilaisuus. Hallituksen päätökseksi tulee, jollei yhtiöjärjestyksessä vaadita määräenemmistöä, se mielipide, jota enemmän kuin puolet läsnä olevista on kannattanut, tai äänten mennessä tasan, johon puheenjohtaja yhtyy.
Yhtiökokous päättää isoista asioista
Hallitus tai isännöitsijä eivät voi ryhtyä epätavallisiin tai laajakantoisiin taikka asumiseen tai asumiskustannuksiin olennaisesti vaikuttaviin toimiin ilman yhtiökokouksen päätöstä. Tätä vähäisempiin toimiin hallitus ja isännöitsijä voivat ryhtyä ilman yhtiökokouksen päätöstäkin, mutta tämä yleensä edellyttää, että hanke voidaan toteuttaa hyväksytyn talousarvion puitteissa, eli vahvistettua yhtiövastiketta korottamatta tai lainaa yhtiölle ottamatta. Jos kuitenkaan yhtiökokouksen päätöstä ei voida odottaa aiheuttamatta yhtiön toiminnalle olennaista haittaa, voivat hallitus ja isännöitsijä ryhtyä merkittäviinkin toimenpiteisiin ilman yhtiökokouksen päätöstä esim. putkivuodon, tulipalon tms. syyn edellyttäessä nopeita toimia enempien vahinkojen välttämiseksi.
Yhtiön edustaminen
Yhtiön edustaminen on hallituksen juridisväritteinen tehtävä. Se tarkoittaa yhtiön toiminimen kirjoittamista sopimuksiin, pankkilainan velkakirjaan jne. Yhtiöjärjestyksessä määrätään tavallisesti, että esim. puheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä voi edustaa yhtiötä. Isännöitsijällä on oikeus edustaa yhtiötä ja kirjoittaa yhtiön nimi sellaisessa juoksevaan hallintoon kuuluvassa asiassa, joka edellä esitetyn mukaan kuuluu isännöitsijän tehtäviin riippumatta siitä, mitä toiminimen kirjoittamisesta yhtiöjärjestyksessä on määrätty. Hän voi esim. avata yhtiölle pankkitilin ja suorittaa siltä maksuja yhtiön asioissa.
Hallituksen ja isännöitsijän toimivalta ja tehtävät
Laissa säädetään, että hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Isännöitsijän puolestaan tulee hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Hallitus valvoo isännöitsijää ja pitää huolen siitä, että tämä hoitaa tehtävänsä, mutta isännöitsijän asiana on tehdä hallitukselle ehdotuksia siitä, miten yhtiön asioita on hoidettava. Hallituksella on oikeus ja tarvittaessa myös velvollisuus antaa isännöitsijälle toimintaohjeita, jotka voivat olla joko suullisia tai kirjallisia ja voivat koskea tiettyjä erilliskysymyksiä tai olla yleisluontoisia.
Ei yksityiskohtaista määritelmää
Laissa ei ole yksityiskohtaisesti määritelty sitä, mitä kuuluu osakeyhtiön juoksevaan hallintoon. Hallituksen asiana on kuitenkin huolehtia siitä, että kirjanpidon ja omaisuudenhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Laissa on määrätty, että isännöitsijän on huolehdittava siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Hallituksella on valta ratkaista juoksevaan hallintoon kuuluvia erilliskysymyksiä, mutta se ei saa ottaa isännöitsijältä niin suurta osaa juoksevasta hallinnosta, ettei juoksevan hallinnon voitaisi kokonaisuutena ottaen katsoa kuuluvan isännöitsijälle. Isännöitsijä päättää juoksevaan hallintoon kuuluvista asioista, mutta hänen on annettava tietoja yhtiön asioista. Kullakin hallituksen jäsenellä on oikeus yksinkin vaatia tietoja isännöitsijältä. Isännöitsijälle kuuluvaan varainhoitoon kuuluvat seuraavat tehtävät: - kiinteistössä suoritettavia korjaustöitä koskevien suunnitelmien tilaaminen - tarjousten pyytäminen (urakoitsijan valinta kuuluu hallitukselle) - huolehtia siitä, että korjaustöitä valvotaan huolellisesti joko isännöitsijän toimesta tai ulkopuolista asiantuntijaa käyttäen - huolehtia siitä, että yhtiön vakuutukset ovat kunnossa - huolehtia yhtiön saatavien eli vastikkeiden ja vuokrien asianmukaisesta perimisestä ja laskujen maksamisesta ajallaan - valmistella hallituksen kokouksessa käsiteltävät asiat - huolehtia käytännössä kokousten koollekutsumisesta - huolehtia osakeluettelon pitämisestä hallituksen valvomana - palkata yhtiön tarvitsema henkilökunta - yhtiön omistamien huoneistojen vuokraus ja vuokrasopimusten laatiminen Tavallisissa asunto-osakeyhtiöissä noudatettavan periaatteen mukaan yhtiön hallitus on ns. yleistoimivaltainen toimielin ja sille kuuluvat kaikki tehtävät, joita ei ole määrätty millekään muulle toimielimelle.
Lähde: Asuntoyhtiö 2002, Matti Norri - Arto Pasala, Rakennustieto Oy, 2002 Helsinki.
