Taloyhtiön

Isännöitsijän tehtävät ja vastuut ovat korjaushankkeesta riippumatta periaatteessa samat, alan yhteisesti hyväksymistä isännöitsijän tehtäväluettelosta luettavissa. Käytännössä isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen rooli vaihtelee tapauksittain hyvinkin paljon: - Toisessa taloyhtiössä hallitus ottaa aktiivisen toimijan roolin, toisessa se tekee päätökset puhtaasti isännöitsijän valmistelemista ehdotuksista, usein marssijärjestys on näiden kahden välimuoto, Pekka Ljungberg linjaa viiden vuoden isännöitsijäkokemuksen perusteella.

Espoolaisessa Isännöintiverkko Oy:ssä hallintopäällikkönä työskentelevä Pekka Ljungberg on ollut kiinteistöalalla liki parikymmentä vuotta: aluksi vartiointipuolella rakenteelliseen turvallisuuteen liittyvissä tehtävissä.
- Asumisen eri muodot ovat tulleet tutuiksi viimeisen viiden vuoden aikana, kun olen toiminut isännöitsijänä erityyppisissä taloyhtiöissä, hän kertoo.

Vastuu tiedon jakamisesta
Korjaushankkeista asukkaan kannalta raskaimpia ovat perusteelliset julkisivuremontit ja putkiremontit.
- Täällä meidänkin alueellamme, Espoossa-Kirkkonummella-Kauniaisissa on iso joukko taloja tulossa ikään, jolloin putkiremontit ovat ajankohtaisia. Tietoa ei voi koskaan jakaa liikaa, niinpä mekin järjestimme juuri yhteistyössä erään insinööritoimiston kanssa putki-illan taloyhtiön hallitusten puheenjohtajille ja jäsenille. Avasimme samalla keskustelun siitä, voisivatko taloyhtiöt tulevissa putkiremonteissaan tehdä yhteistyötä ja saada siitä synergiaetuja, Ljungberg taustoittaa vastuullista tiedon jakamista, joka hänen mukaansa kuuluu isännöitsijän tehtäviin.

Toinen tapa, jolla isännöintitoimisto on kantanut vastuutaan tiedonlevityksestä, oli sen paikallisessa Meripuistossa keväällä järjestämä Koti Espoossa -messutapahtuma. Isännöitsijätoimisto hankki sinne kiinteistöalan näytteilleasettajia, kuten ikkuna-, hissi- ja kaihdinfirmoja. Kaikille avoin tapahtuma sisälsi myös tietoiskuja ja luentoja korjaushankkeisiin liittyvistä asioista.

Molemmissa tilaisuuksissa oli Ljungbergin mukaan ilahduttavan runsas osanotto. Hän toteaakin, että asukkaiden kiinnostus oman asuntonsa ja taloyhtiönsä kunnossapidosta on viime vuosian selvästi lisääntynyt.

Marssijärjestys selväksi hankkeen alussa
- Yksittäisten taloyhtiöiden välillä on isoja eroja siinä, millaisen roolin hallitus haluaa korjaushankkeissa ottaa. On yhtiöitä, joiden hallitus mieluiten hyväksyy ehdotuksia, jotka isännöitsijä tekee. Toisaalta on hallituksia, jotka haluavat itse olla tekemässä ehdotuksia ja hankkimassa tietoa, hallituksen edustaja voi osallistua urakkaneuvotteluihin, joskus työmaakokouksiinkin.

Ljungberg ei halua laittaa erilaisia toimintatapoja paremmuusjärjestykseen: - Isännöitsijälle sopivat luonnollisesti erilaiset variaatiot, kunhan jo projektin alkuvaiheessa selvitetään ja sovitaan, minkä roolin hallitus ja isännöitsijä siinä ottavat. Marssijärjestys pitää olla selvillä kaikilla osapuolilla, hän korostaa.
- Itselläni on paraikaa meneillään yksi julkivisukorjaus, jossa hallituksesta on ollut koko ajan yksi jäsen mukana työmaalla. Hän osallistuu siellä hallituksen valtuuttamana pienten kysymysten ratkaisemiseen heti paikan päällä. Se helpottaa selkeästi isännöitsijän työpanosta, koska hän ei ole yhtä sidottu työhön kuin, jos hänen päätöstään tarvittaisiin jokaiseen kysymykseen.

Isännöitsijällä valmiit verkostot
– Totta kai isännöitsijän kannalta on mukavaa, jos hallitus on aktiivinen ja kiinnostunut meneillään olevasta korjaushankkeesta, Ljungberg huomauttaa.
– Silloin isännöitsijä myös tietää koko ajan, että tehdyt ratkaisut ovat sellaisia, jotka hallitus varmasti allekirjoittaa. Koko projekti menee varmimmin tilaajan, siis taloyhtiön toiveiden mukaisesti.

Ljungberg korostaa, että isännöitsijän ammattilaisena pitää pystyä hankkimaan hankkeeseen liittyvä tieto ja esittämään se niin, että hallitus pystyy tekemään yksiselitteisiä päätöksiä.
- Korjausprojektiin lähdettäessä isännöitsijä valmistelee tarjoukset ja työselitykset. Toki ulkopuolisten konsulttien avulla, sillä isännöitsijällä on yleensä yhteistyöverkosto, josta löytyy kulloiseenkin hankkeeseen sopivimmat ammattilaiset.

Tarjousvaiheessa on myös erittäin tärkeää, että hallituksella ja isännöitsijällä on yhteinen käsitys siitä, mihin korjauksessa pyritään. Esimerkiksi julkisivuremontissa on Ljungbergin mukaan ratkaisevaa, lähdetäänkö korjaukseen kevyen vai raskaan mallin mukaan. Jos projektin määrittelyssä onnistutaan - isännöitsijä ja hallitus ovat samaa mieltä siitä, mitä haetaan - on lopputuloskin yleensä onnistunut.

- Seuraavaksi kilpailutetaan suunnittelu, sitten pyydetään urakkatarjoukset, yleensä suunnittelija työselityksen ja urakkaohjelman tehtyään tekee myös tarjouspyyntöasiakirjat. Urakoitsijan valinnan jälkeen haetaan sitten tehtävään sopivimmat valvojat, Ljungberg listaa korjaushankkeen valmistelun kulkua.

Jatkuvuus tärkeää
Ljungberg korostaa jatkuvuuden etuja niin taloyhtiö-isännöitsijä -suhteessa kuin hallituksessakin.
- Sekä isännöitsijällä että hallituksella menee ensimmäinen vuosi väkisinkin totutteluun puolin ja toisin. Silloin haetaan yhteistä kommunikaatiotapaa, joka muotoutuu jokaisessa yhtiössä omanlaisekseen. Joissakin yhtiöissä on vahva puheenjohtaja, joka ottaa suuren roolin. On myös hallituksia, joissa kaikki jäsenet ovat tavallaan samalla viivalla. Jos hallituksella on vahva puheenjohtaja, hän on yleensä ollut paikalla melko pitkään ja mitä todennäköisimmin hän nauttii myös osakkaiden luottamusta, Ljungberg kertaa kokemuksiaan.

Varsinkin korjaushankkeissa on hänen mukaansa arvokasta, jos hallituksen jäsenellä tai asukkaalla on oman koulutuksensa tai työnsä kautta kokemusta rakentamisesta.
- Hän tuntee oman talon ja pystyy varmasti valaisemaan asioita hallituksessa omalla tietämyksellään. Olen myös huomannut, että jos hallituksessa on asiantuntemusta, keskustelut urakoitsijoidenkin kanssa saavat uuden sävyn.

Isännöitsijänä Ljungberg on aina iloinen taloyhtiöstä tulevasta tiimityöstä ja asiantuntemuksesta: - Isännöitsijän tehtävähän on huolehtia useimpien elämän suurimmasta sijoituksen, asunnon arvon säilymisestä. Ei silloin olla mustasukkaisia omasta reviiristä; päinvastoin kaikki osakkaan eduksi tuleva tieto on käytettävä hyödyksi, Ljungberg huomauttaa.

Laskujen hyväksyjä
Kolme hyvää: suunnitelma, valvoja ja urakoitsijat takaavat Ljungbergin mukaan sen, että korjausprojekti pysyy isännöitsijän hallinnassa. Kun urakka on käynnistynyt, valvoja valvoo, urakoitsija noudattaa sopimuksia ja tekee hyvin työstä, hallitus tietää koko ajan mitä tapahtuu ja isännöitsijä pelkästään katsoo päältä ja hyväksyy laskut, Ljungberg kuvaa ihannetilannetta, joka valitettavasti ei aina toteudu.

Ljungbergin heti alussa mainitsema "Tietoa ei ole koskaan liikaa" pätee myös korjaushankkeesta tiedottamiseen.
- Käytännöt vaihtelevat. Tärkeätä on, että pelisäännöt ovat alusta lähtien selkeät. Jotkut valvojat ja urakoitsijat haluavat, että kaikki asukkaiden yhteydenotot tulevat isännöitsijälle. Joskus he voivat itse ottaa ison roolin tiedotuksessa.