Taloyhtiön

Varsinkin vanhempia taloyhtiöitä koskevien asiakirjojen, piirustusten ja muidenkin dokumenttien puuttuminen on isännöitsijä Mika Björkrothin mukaan iso ja todellinen ongelma.

Hankaluuksia ja ajankulumista aiheuttavat nekin tilanteet, kun isännöitsijän pitäisi toimittaa yli metrin korkuiset ja parin metrin pituiset piirustukset esimerkiksi suunnittelijalle, mutta taloyhtiön ainoita kappaleita ei voi sinne noin vain antaa, eikä toimistossa ole näin suurten piirustusten kopiointimahdollisuuttakaan.

Edellä kuvatut ongelmalliset tilanteet ovat varsin tuttuja MB-Kiinteistöpalvelut Oy:tä vetävälle lohjalaiselle Mika Björkrothille, AIT.

Taloyhtiötä koskevien dokumenttien säilyttämiseen voitaisiin hänen mielestään kenties puuttua lainsäädännöllisin keinoin ja tarkentaa arkistointivelvollisuuteen liittyvät asiat esimerkiksi asunto-osakeyhtiölakiin. Lisäksi toimien seuraamiseen pitäisi löytää keinot ja yksi vaihtoehto Björkrothin mielestä voisi olla esimerkiksi ilmoitus viranomaisille vastaavaan tapaan kuin taloyhtiöt huolehtivat esimerkiksi pelastus- tai turvallisuussuunnitelmien tekemisestä tai ilmoittavat kaupparekisteriin hallituksen ja isännöitsijän henkilövaihdoksista ja niin edelleen.
– Yksi ajatus on, että dokumenttien olemassaolo otettaisiin yhdeksi osaksi uutta tähti- tai kuntoluokitusta. Sinne kirjattaisiin näkyviin, onko taloyhtiön paperit tallessa vai eivät ja jos ovat, niin minkälaisessa muodossa, paperiversioina vai sähköisinä tiedostoina, Björkroth jatkaa.

Riviosakkaalle taloyhtiön dokumenttien olemassaololla ei ole välttämättä kovinkaan suurta merkitystä, eikä siksi minkäänlaista halua niiden uudelleen teettämisestä aiheutuvien kustannusten maksamiseenkaan. Toisinaan kuitenkin siihen joudutaan turvautumaan, ellei korjaussuunnittelua pystytä muutoin tekemään. Nähtävissä on, että isännöitsijöiden ja hallitusten aktiivisessa käytössä olevia työkaluja tarvitaan tulevaisuudessa entistä useammin, koska taloyhtiöt lähestyvät kiivasta tahtia peruskorjausikää.

– Monissa remonteissa on kysymys suurista rahoista, ja jos silloin lähtötiedot ovat puutteelliset, virhemahdollisuudetkin kasvavat, Björkroth miettii vielä esimerkiksi piirustusten merkitystä korjaushankkeiden onnistumisessa.

2000-luvun taloissa ei vastaavaa ongelmaa Björkrothin mukaan ole, koska niissä dokumentointi on hoidettu jo alusta pitäen paremmin.

Hankalia ovat jo 1950-1970 -luvunkin talot, joiden isännöitsijät ovat ehtineet vaihtua muutaman kerran, osa materiaalista on puuttunut alun alkaenkin, osa jäänyt entiselle isännöitsijälle, osa kadonnut teille tietymättömille.
– Isännöitsijätoimistolla saattaa olla tilan puutteen vuoksi useita arkistoja. Ehkä yhden arkiston kohdalla vielä muistetaan, mitä taloyhtiöiden papereita ja miltä ajalta arkistossa on ja silloin kenties löydetäänkin se, mitä etsitään. Mutta jos on useita arkistoja ja yksittäinen vuosikymmentenkin takaa oleva paperi pitäisi löytää, siinä ei välttämättä enää  onnistuta, Björkroth piirtää arkikuvaa.

Omakohtaisia kokemuksia piirustusten puutteellisuudesta on useita. Parhaillaan metsästetään yhden 80-90 -lukujen taitteessa valmistuneen liikekiinteistön piirustuksia, jonka ilmastointijärjestelmän kanssa on ollut pitkään ongelmia ja nyt järjestelmä on tarkoitus korjata. Kiinteistöstä ei löytynyt kuvia, eikä siihen aikaan kaupunkikaan arkistoinut putkipuolen kuvia.
– Lisäksi kiinteistön olemassaolon aikana on sattunut yksi tulipalo, jossa menetettiin joitakin papereita. Suunnittelijan kautta löytyi joitakin piirustuksia. Nyt yritetään selvittää, olisiko urakoitsijalla, jonka yritys toimii onneksi vieläkin, myös joitakin tarvittavia piirustuksia tallessa. Näin ollen meitä on 3-4 ihmistä eri puolilla penkomassa erilaisia arkistoja. Piirustukset olisivat tässä korjaushankkeessa välttämättömät, koska on kysymys liikekiinteistöstä, jonka ilmanvaihtotekniikka on mutkikkaampi kuin esimerkiksi asuintalossa, Björkroth kuvailee.

– Taloyhtiön dokumenttien säilyttäminen on todella iso haaste ja tärkeä asia, Björkroth vielä korostaa tietäen, että sitä ongelmallisemmaksi tilanteet vielä menevät, mitä vanhemmista kiinteistöistä on kysymys.

Sähköisten tiedostojen avulla aikaa ja vaivaa säästyy

Mika Björkroth perusti isännöinti- ja kiinteistönhuoltopalveluita tarjoavan yrityksen Lohjalle nelisen vuotta sitten. Henkilökuntaa on neljä.

Toimitilat sijaitsevat Lohjan kaupungin keskustassa, mutta koska tila on pieni ja taloudellisestikin on erilaiset investoinnit puntaroitu tarkkaan, toimisto on ostanut alusta pitäen lähes kaiken kopiointipalvelunsa Uudenmaan Toimistotekniikka Oy:ltä.
– Uudenmaan Toimistotekniikka on laajentanut palveluaan niin, että myös suurten, isokokoisten piirustusten kopiointi onnistuu hyvin heidän kauttaan. Tällaista kopioimisen tarvetta on jatkuvasti, Björkroth kertoo.

Toimitusjohtaja Harri Högmanderin mukaan kopioitavan piirustuksen maksimileveys voi olla 917 millimetriä. Pituutta ei sen sijaan ole rajoitettu,  koska kopiopaperi on koneessa rullalla.

Lisäksi yritys tarjoaa skannauspalvelua, jossa paperi voidaan skannata ja sen jälkeen tallentaa sähköiseen tiedostomuotoon, josta voi tehdä osatulostuksia. Näin ollen isännöitsijä voi Högmanderin mukaan omalla koneellaan olevalla kuvankäsittelyohjelmalla esimerkiksi rajata sähköisessä muodossa olevasta kuvasta tarvitsemansa osan ja tulostaa sen omalla koneellaan A4:n kokoisena tulosteena ulos.
Skannatut piirustukset voidaan lähettää oikeassa koossaan suoraan suunnittelijalle, joka voi käyttää niitä omina työkappaleinaan.

Lisäksi paperit voidaan tallentaa arkistointia varten suljetuksi pdf-tiedostoksi.
Skannausohjelma mahdollistaa Högmanderin mukaan senkin, että tarvittaessa huonokuntoisia piirustuksia ja kuvia voidaan käsitellä, poistaa ylimääräisiä viivoja tai ”kahvitahroja” eli niin sanotusti siistiä kuvia.

Sinällään isokokoisten piirustusten saattaminen sähköiseen muotoon olisi Björkrothin mukaan arkisten kiireiden keskelle suuri parannus, joka säästäisiä merkittävästi aikaa ja vaivaa.
– Tässä pitäisi kuitenkin lähteä siitä, että taloyhtiön pitäisi teettää ja ostaa skannauspalvelu, koska piirustukset ja dokumentit ovat sen omaisuutta. Toisaalta taas voisi olla mahdollista tehdä jonkinlaista kustannustenjakoa yhteisten pelisääntöjen perusteella, koska olisi se meillekin isännöitsijätoimistona suuri helpotus, jos dokumentteja olisi enemmän sähköisessä muodossa ja ne voitaisiin arkistoida tiedostoina, Björkroth vielä pohtii.