Taloyhtiön

Perusteellinen valmistelu, jämpti ote nuijan varteen, siitä se lähtee

Oikeaoppinen ja sujuva taloyhtiön yhtiökokous on kaikkien osapuolten etu. Mutta miten saada sellainen aikaan? Mitkä ovat sen osatekijät?

- Selkeä, narua antava, mutta jämpti taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, vastaus napsahtaa kuin apteekin hyllyltä. Isännöitsijätoimistossa kuitenkin ollaan, eikä vastaaja sälytä vastuuta yksin puheenjohtajan harteille. Muistakin henkilöistä ja myös muista teoista onnistuminen riippuu.

Jyrki Makkonen pyörittää kolmesta eri kaupungeissa (Hyvinkää, Riihimäki, Helsinki) sijaitsevasta toimistosta käsin palvelevaa Karimak Oy -isännöitsijätoimistoaan. Asiakaskunta koostuu noin 150 asunto-osakeyhtiöstä, joiden isännöintiä hoitaa viisi isännöitsijää taustavahvistuksenaan kuuden hengen tiimi muuta henkilökuntaa. Kokemuksia elämänmenosta taloyhtiöpiireissä on kerrytetty vuodesta 1993 lähtien. Vuodet ovat tarjonneet jo melkoisen tuntuman myös yhtiökokouksista.

- Diesel on juotettava ensin, jotta sitä voi lähteä polttamaan, Makkonen heittää. Tässä tapauksessa 'kone' viittaa taloyhtiönsä monesti hyvin mittavista hankkeista päättäviin osakkaisiin sekä muihin hankkeisiin tavalla tai toisella liittyviin toimijoihin. Juottaminen Makkosen vertauksessa tarkoittaa ennen kaikkea asioiden avointa valmistelua ja panostamista ennakkotiedon jakamiseen osallisille ennen päätöksenteon hetkeä, yhtiökokousta.

- Itselläni ja meillä on ollut menettelytapana, että isommissa hankkeissa asiat käsitellään kahdessa osassa. Ennen varsinaista päätöksentekokokousta järjestän informoivan kokouksen tai tilaisuuden. Varsinaisessa päätöskokouksessa sitten tehdään vain päätökset asiantuntevasti.

Ymmärrettävää tietoa etukäteen omaksuttavaksi
 
Informaatiotilaisuus ja päättävä kokous ovat siis eri päivinä. Lisäksi jo ennen informaatiotilaisuutta osakkaita on muistettu toimittamalla heille päätökseen tulevista seikoista ennakkomateriaalia tutkittavaksi. Paperipostina ja sähköisesti jaettavan etukäteismateriaalin laatiminen on oma taitolajinsa, johon Makkonen sanoo panostetun yrityksessään. Kaikki viisi isännöitsijää laativat ne omiin kohteisiinsa. Apuna on toimivaksi kehitetty sapluuna, mutta aineisto räätälöidään yksilöllisesti kohteen ja hankkeen mukaan. Tähän tietopakettiin kytketään myös peruskorjaushankkeen - tai mikä tulossa onkaan - suunnittelijan näkemys.

- Sovimme jo suunnittelijaa valitessamme tästä toimintamallista, Makkonen kertoo menettelytavasta. Näin tulee varmistettua suunnittelijan sitoutuminen talon tapoihin jo ennalta.

Paperilla ja Karimak-kanavapalvelun kautta sähköisenä toimituissa ennakkomateriaaleissa varotaan liikaa teknisyyttä. Parhaimmillaan informaatio on seikkaperäistä, silti päättäjäläheistä. Aineistosta on selvittävä, miten hanke toteutetaan ja etenkin, mitä se merkitsee itse kullekin ja juuri itse kunkin huoneistossa.

Kun osakkaat tulevat sitten informoivaan kokoontumiseen, heillä on materiaalin pohjalta esittää omia tarkentavia kysymyksiään, mielipiteitään, epäilyksiään, pelkojaan ja pohdintojaan. Niiden puimiseen on myös varattu aikaa. Toisin on varsinaisessa yhtiökokouksessa. Siellä ei sitten enää mennäkään yksityiskohtiin, vaan esityslistan mukaan äänestetään päätöksestä. Äänioikeutetuthan ovat jo tuolloin tietoisia, mistä päätöstä ovat tulleet tekemään.

- Isännöitsijää harvoin kiitetään, mutta tästä olemme saaneet kiitosta, Jyrki Makkonen valottaa pohjustukseen painottuvan menettelytavan vastaanotosta. - Jotkuthan tietysti voivat tulla vain päätöskokoukseen, mutta hekin ovat voineet perehtyä hankkeeseen ainakin materiaalin perusteella.

- Kun yhtiökokoukseen on saatu luotua mieliala, että osakkaat ovat tilaamassa työtä itselleen, katson, että olemme onnistuneet.

Jos hankaluuksia sittemmin hankkeissa on myöhemmin tullutkin, ne ovat Makkosen mukaan muodostuneet tilaajan ja toteuttajien välillä. Osakkaiden välisiä negatiivisesti sävyttyneitä jälkipuheita näin toimien ei synny.

Kutsu postiin vähintään kaksi viikkoa ennen

Taloyhtiöasiakkaidensa hallitusten puheenjohtajia Jyrki Makkonen kuvaakin keskimääri hyviksi. Omaksi menettelytavakseen hän on ottanut käydä ennen kokousta puheenjohtajan kanssa asiat läpi. Siinä yhteydessä he yhteistuumin luovat "askelet" tulevalle kokoukselle, laativat jopa etukäteen puolivalmiin pöytäkirjan ohjaamaan kokouksen kulkua.

- Se on hyvää isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan yhteistyötä. Yhdessähän yhtiötä luotsaamme.

Jos puheenjohtajalla on muista osakkaista tiedossa joku mahdollinen seuraavaksi puheenjohtajaksi, Makkosen mukaan he saattavat yhdessä ottaa häneen yhteyttä etukäteen, kysyä asiasta.

- Mehän emme ole puheenjohtajavalinnasta päättämässä, vaan osakkaat, Makkonen toteaa tietäen kuitenkin varsin hyvin, että käytännöissä hallituksen puheenjohtajat ovat useimmiten niitä, jotka luotaavat seuraajiaan.

Uusiutumassa oleva asunto-osakeyhtiölaki tulee velvoittamaan kokouskutsut toimitettavaksi kahta viikkoa aiemmin. Jyrki Makkosen henkilökohtainen käsitys on, että ajan olisi voinut aivan hyvin määrätä vielä pidemmäksi. Elämänrytmin hän on todennut perheissäkin nykyään täyttävän kalenterit pitkälle eteenpäin. Sinänsä hän sanoo odottavansa positiiviselle mielellä lain muutosta.

Omiin kokouskutsuihinsa Makkonen tapaa laittaa ilmoittautumisajan alkavan varttia ennen kokousta. Lisäksi hän on vastaanottamassa kaikki tulijat henkilökohtaisesti kättelemällä. 

- Kun osakkaat istuvat kokoussalissa, useimmiten tiedän jo siinä vaiheessa, kenellä ja missä kohdalla on valmiit kysymykset. Aina tulee yllättäviä ja hyviä kysymyksiä. Niihinkin on vaan osattava vastata. Jos kysymys on asiaan liittyvä ja oikeanlainen ja joudun sanomaan siihen, että palataan asiaan, silloin valmistelu on ollut puutteellinen. Asiasta, josta olemme päätöstä tekemässä, ei pitäisi tulla kysymystä, johon emme osaisi vastata. Jos tulee, emme ole valmistautuneet kokoukseen riittävän hyvin.   

Päätöksiä vain asioista, joista päätetty päättää

Kokouspaikalla on myös merkitystä onnistumiseen. Isojen asioiden päättämistä ei Makkosen mukaan kannattaisi turhaan viedä outoon ympäristöön. Yhtiökokoukset olisi hyvä pyrkiä pitämään samassa, kunkin yhtiön osakkaille ennestään tutussa paikassa.

- Näinhän se vaan on, että ihmisen kokee tutun paikan turvalliseksi ja on siellä valmis tekemään hyviä päätöksiä. Oudossa ympäristössä ei välttämättä tule keskityttyä yhtä hyvin itse asiaan.

Myös kokousrutiineista on syytä pitää kiinni. Ensin lyhyt kertaus, mistä päätöstä ollaan tekemässä, ja maininta vielä etukäteen lähetetystä materiaalista. Sen jälkeen mennään äänestyksen, päätetään listalla olevasta asiasta tai asioista. Joskus saattaa käydä esimerkiksi niin, että perusparannushankkeen päätöskokouksessa joku nostaakin esiin vielä uuden ajatuksen tai ehdotuksen, vaikkapa tulevan korjauksen tasonparantamisesta verrattuna tasoon, josta ennakkoon on ollut puhe. Esimerkiksi, että parvekkeiden betonipintojen kunnostamisen lisäksi parvekkeet myös lasitettaisiin.

- Perusparannus ja tason parannus ovat kaksi eri asiaa. Jos lasitusta ei ole käsitelty valmistelevassa kokouksessa eikä ehdotusta ole tuotu etukäteen esityslistalle erikseen päätettäväksi asiaksi, siitä ei äänestetä kyseisessä kokouksessa.

Hankkeiden rahoituksista päättäminen edellyttää kaksi erillistä päätöstä. Ensimmäinen siitä, millä "tämä miljoonan euron hanke tehdään": kertyneillä ylijäämillä, valtion tuella, myymällä talonmiehen asunto, ulkopuolisella rahoituksella tai muulla sellaisella. Kun hanke kustannustasoineen on päätetty ylipäätään toteutettavaksi, edetään toiseen kohtaan. Siinä päätetään, miten kustannukset jaetaan osakkaiden maksettavaksi. Tosin niitäkin vaihtoehtoja Makkosen mukaan on syytä käydä informaatiotilaisuuksissa läpi jo etukäteen.

- Näin kun toimitaan, jälkipuheet jäävät lyhyiksi. Vähän niille voidaan varata aikaa, mutta ei paljoa, Makkonen sanoo. Hän haluaa vielä korostaa, että päättivätpä osakkaat kokouksessa esityksen mukaisesti tai sitä vastaan, hallituksen tulee toimia syntyneen päätöksen mukaisesti ja valmistella seuraavat esitykset sen mukaisesti. Jos hanke on äänestetty jätettäväksi pöydälle, siihen on joku syy. Joskus se voi ilmetä vaikkapa osakkeenomistajina, jotka "eivät katso tarvitsevansa enää tätä remonttia" tai sijoitusomistajina, jotka laskevat vuokratuottoprosenttinsa laskevan.

- Hallitustyöskentelyssä nämä on pyrittävä hoitamaan ennakolta niin, että ne eivät nouse esiin yllätyksenä vasta päätöskokouksessa.

Harvoin päätösvaiheessa kuitenkaan äänestetään remontti tarpeettomana pöydälle. Useimmiten remontintarve on ilmiselvä, yleensä kuntotutkimukseen perustuva.

Kokouksen pituus on hyvä rajata enintään puoleentoista tuntiin ja kestosta on pidettävä myös kiinni. Jos asiallista asiaa tuntuu yhä nousevan esille, parempi kuin venyttää kokousta ajallisesti, on siirtää käsittely seuraavaan yhtiökokoukseen tai järjestää kokonaan erillinen kokouksensa.