Taloyhtiön

Taloyhtiön kiinteistönhoidon hankintakuvion voi kiteyttää neljään sanaan: tarvekartoitus, suunnittelu, tarjouspyyntö ja sopimuksen kirjoitus. Mitä kaikkea kyseisiin vaiheisiin tulee sisällyttää ja millaisin painotuksin, se riippuu kulloisenkin taloyhtiön rakennusten ja pihapiirin yksilöllisistä ominaisuuksista, mutta myös osakkaiden tasovaatimuksista. Se mikä on riittävä palvelu toiselle taloyhtiölle, ei välttämättä tyydytä toisen taloyhtiön väkeä.

Jos taloyhtiöissä koetaan kiinteistönhoidon takkuavan, isännöitsijätkään eivät säästy närkästyneiden osakkaiden vuodatuksilta. Mitä tarkemmin taloyhtiökohtaisissa hoitosopimuksissa on alun alkaen määritelty hoidon kohteet ja haluttu laatutaso, sitä helpompi isännöitsijöiden on punnita valituksen aiheellisuus tai aiheettomuus.
 
Isännöitsijä AIT Jouni Ottosson työskentelee turkulaisessa Isännöinti-Saarto Oy:ssä.  Yrityksellä ei ole omasta takaa tarjota kiinteistönhoitopalveluja asiakkailleen. Taloyhtiöiden edustajien kanssa yhteistyössä hoitosopimuksista neuvotellaan vastapuolena ulkopuoliset kiinteistönhoitofirmat.

Ottossonin mukaan turkulaisilla taloyhtiöillä on varsin hyvät mahdollisuudet hankkia hyvää kiinteistönhoitoa.

Isännöinti-Saarto Oy:n asiakaskunnasta taloyhtiöitä on kaikkiaan 95. Niistä Ottossonin asiakkaita on 20, joista useimmat taloyhtiöt sijaitsevat ydinkeskustassa, kauimmainen kuuden kilometrin päässä. Kiinteistönhoitoyhtiöitä hänen asiakastaloyhtiöidensä hoidosta vastaamassa on tällä hetkellä yhteensä kahdeksan. Niistä jokainen on osoittanut luotettavuutensa Ottossonille.

– Enemmänkin luotettavia hoitoyrityksiä Turussa löytyy. Eivät ne kaikki minun taloyhtiöissäni ole, hän toteaa.

Monissa yrityksissä muun muassa ulkoalueiden hoito on organisoitu kyseisen alan ammattilaisille ja niistä löytyy erikseen lvi-, sähkö- ja automatiikka-ammattilaisensa. Jo tarjousta laatiessaan hoitoyhtiöt nimeävätkin vastaavat henkilöt eri toiminnoille.

– Hoitosopimukset tehdään kuitenkin aina kiinteistönhoitoyrityksen kanssa, kuten isännöinnistäkin tehdään isännöitsijätoimiston kanssa Ottosson tähdentää. Näin toimien asiakkaat voivat olettaa, että huolto ja isännöinti pelaavat, vaikka sopimuksissa nimetyt henkilöt olisivat lomalla tai sairaana.

Perusteltuja ja perustelemattomia valituksia

Aiemman työpaikkansa pohjalta Jouni Ottossonilla on kokemusta myös espoolaisesta alueellisesta kiinteistönhoitoyhtiöstä, joka tarjosi sekä isännöintiä, kiinteistönhoidon että hoidon valvontaa. Toimintojen laatutasossa pääkaupunkiseudun ja Turun välillä Ottosson ei sinänsä ole nähnyt laatueroja, joskin siivouspuolelle turkulaisissa huoltoyhtiöissä on helpompi saada ammattitaitosta työvoimaa kuin pääkaupunkiseudulla.

 – Turussa siivouksen tasoon ollaan järjestään oltu tyytyväisiä.

Se, että ammattitaitoisia kiinteistönhoitoyrityksiä löytyy kilpailutettaviksi ja hiomaan lopullista hoitosopimusta, ei tarkoita, ettei soraääniä kuuluisi lainkaan.

– Valituksia kyllä tulee, mutta marginaaliselta määrältä ihmisiä - yleensä vakiosoittajia, Ottosson kertoo.

Aina valittaminen ei tunnu olevan pääsyy soittamiseen, ehkä enemmänkin halu puhella. Iäkkäämmillä ihmisillä on aikaa seurata ikkunasta vaikka hoitoauton viipymisaikaa pihalla ja miettiä, miksi tekijää ei näy missään. Hoidon tehokkuutta on testattu omatoimisesti muun muassa pudottamalla maahan roska ja seuraamalla, kuinka pian se poistuu.

Hoitoyhtiön vaihtoihinkin joskus päädytään. Ottossonin asiakaspiirissä niitä on sattunut kolmen vuoden sisällä kahdessa yhtiössä.

– Yksittäisen syyn takia vaihtoon asti ei juuri mennä, vaan takaa löytyy yleensä useampia syitä, hän sanoo.

Tyytymättömyyden aiheet löytyvät sopimusvelvoitteiden laiminlyönneistä: kaikkia palvelukuvauksessa kirjattuja tehtäviä ei ole suoritettu tai vasteajat ovat venyneet liian pitkiksi. Ennen kuin vaihtoon asti edetään, asiat puidaan kuitenkin kunnolla läpi.

Valittajalle esitettyyn kysymykseen ‘ mikä huollossa ei toimi?’ ei hyväksytä vastausta ‘no, ei mikään’. Valituksen aiheet on pystyttävä määrittelemään ja yksilöimään tarkemmin, keskustelemaan niistä.

– Ainahan jotain puutteita on, sataprosenttista kiinteistöhoitoliikettä ei olekaan, Isännöinti-Saarto Oy:n toimitusjohtaja, isännöitsijä Pertti Satopää toteaa.

– On mietittävä, mihin valitusten raja vedetään.

Satopää kertoo joskus käyneen niinkin, että kahdessa taloyhtiössä on valitettu huollosta, kilpailutettu palvelut uudestaan. Sitten toinen valittaja on päätynyt hoitoliikkeeseen, josta toinen on hankkiutunut eroon, ja päinvastoin.

– Molemmat ovat sen jälkeen olleet oikein tyytyväisiä, katsovat, että nyt heillä ovat hommat kunnossa, Satopää hymyilee.

Jouni Ottosson muistaa, että joidenkin espoolaisyhtiöiden oli vaikea hyväksyä alueellisessa kiinteistöhoitoyhtiössä sitä, että hoitotöiden tilaaja sekä töiden valvoja ja laskuttaja (huoltoyhtiön isännöitsijä) on samasta organisaatiosta kuin hoidon suorittajat. Niitäkin tapauksia hän muistaa, joissa alueellisesta huollosta toisen yhtiön palveluksia ostamaan päätyneet tulivat jo vuoden päästä takaisin. Aina ruoho aidan toisella puolella ei todellisuudessa osoittaudu vihreämmäksi.

Pertti Satopää tietää myös Turussa olleen irtiottoja alueellisista hoitoyhtiöistä, samoin niiden palveluiden käyttäjäksi palanneita.

- Mutta ehkä vaihdos virkistää molempia osapuolia, hoitoyhtiökin skarppaa, hän toteaa.

Yksilölliset yhtiöt, yksilölliset sopimukset

-Ensin peruspalvelukuvaus ja sen päälle räätälöidään sitten, mikä on edullista juuri kulloisenkin kiinteistön osalta ja minkälaiset tasovaatimukset osakkailla siinä taloyhtiössä on, isännöitsijä Jouni Ottosson korostaa tarvetta ottaa huomioon taloyhtiöiden ja rakennusten yksilöllisyys tarjouspyyntöä ja sittemmin hoitosopimusta laadittaessa.

– Siitä pitäisi aina lähteä, Isännöinti-Saarto Oy:n toimitusjohtaja, isännöitsijä Pertti Satopää painottaa myös.

Tapa sopia kiinteistölle hoitoa tietyllä euromäärällä on turhan yksioikoinen. Ottossonin ja Satopään mukaan sopimus on rakennettava täyttämään taloyhtiön toivomukset ja tasovaatimukset, vasta sitten hakea sille hinta.

Laatukäsitykset eivät tosin aina mene yksiin taloyhtiön osakkaiden kesken. Yhtiössä joku osakas voi haluta porraskäytävien siivousta lauantaisinkin, vaikkapa viikonloppuvieraiden vuoksi. Homma on järjestettävissä, mutta ei lisäkustannuksitta. Jollekin yhtiön osakkaista korotus on ehkä pikkujuttu, kaikille ei.

– Osakkaiden on neuvoteltava taso keskuudessaan, Satopää tuumaa.

Kyky määritellä taso tulee käytännön kokeilujen kautta. Lopullinen päätös on taloyhtiön hallituksella.

Hoitosopimukseen kirjatut palvelukuvaukset suojaavat hoitohenkilöstöä asiaan kuulumattomilla tehtävillä pompottamiselta. Ottosson tietää, että aina löytyy taloyhtiöitä tai osakkaita, jotka voivat haluta mitä ihmeellisimpiä, palvelukuvaukseen kuulumattomia toimia hoitoyhtiön tehtäväksi. Jos kesäkukkien päivittäisestä kastelusta ei ole sovittu, eikä hoitoyhtiö siitä siten voi noin vain veloittaakaan, kukat voivat jäädä syystäkin kastelematta. Elleivät aktiiviset asukkaat ota niitä hoitaakseen. Heitäkin löytyy, useimmiten iäkkäämmistä asukkaista.

Jouni Ottossonin isännöimistä taloyhtiöistä vanhin on vuodelta 1918, uusin on vasta tulevana marraskuuna valmistumassa. Palvelukuvauksien sisältöön heijastuu tietysti rakennusten ikä, varustus, kunto, piha jne.

Uusiin taloyhtiöihin ensimmäisen kiinteistöhoitoliikkeen - kuten isännöitsijätoimistonkin - valitsee rakennuttaja, hyvissä ajoin jo ennen asukkaiden muuttoa. Nykyisissä mm. huoneistokohtaisella jäähdytyksellä ja lämmön talteenotolla varustetuissa kiinteistöissä hoitoyhtiöllä on iso rooli opastaa uudet asukkaat tekniikan käyttöön. Kaikki eivät tule tai pääse opastettaviksi, eivät ehkä jälkikäteen järjestettyyn ylimääräiseenkään tilaisuuteen. Sitten isännöitsijälle ja kiinteistöhoitoon soitellaan valituksia, kun on liian kylmä tai liian kuuma tms.

– Ilmenee, että asukas ei osaa käyttää laitteita, ei ehkä ole yrittänytkään, eikä edes lukenut neuvoja asukasoppaasta, Ottosson kertoo. 

– Tosin heitä ei ole paljoa.

Hoitosopimukset solmitaan pääsääntöisesti toistaiseksi voimassa oleviksi. Uusissa yhtiöissä se saatetaan tehdä määräaikaiseksi siksi, että edessä on odotettavissa jokin siirtymävaihe. Usein rakennuttajat kysyvät isännöitsijältä suosituksia kiinteistöhoitoyhtiöistä. Ottosson isännöitsijänä näkee sen myönteisenä.

Isännöitsijähän on se, joka valvoo hoitotehtävien toteutumista ja kyseisen yrityksen luotettavuus vähentää valvojan taakkaa.

– Kiinteistöillä käyntien määrät eivät ole valvonnassa oleellisinta, vaan lopputulos, Ottosson haluaa korostaa valvonnan laatua.