Taloyhtiön

Joskus käy niin, että huonot asiat voivat johtaa johonkin hyvään. Näin voi sanoa käyneen espoolaisessa asunto-osakeyhtiö Kanttorinkodissa, joka lopulta tuskastui huonoon isännöintiin ja kiinteistönhuoltoon ja vaihtoi molemmat palvelun tarjoajat. Lisäksi vaihdettiin siivousliikettä.
- Maksamme palveluista lähes saman verran kuin aikaisemminkin, mutta nyt saamme hyvää palvelua, taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja Kirsti Karlsson kertoo.

Isännöinnin tai kiinteistönhuollon kilpailuttaminen on sen verran monimutkainen, tietämystä vaativa ja aikaa vievä ruljanssi, että taloyhtiöiden hallitukset eivät siihen välttämättä kovin herkästi lähde. Vuonna 1980 valmistuneen asunto-osakeyhtiö Kanttorinkodti 6:n nykyinen puheenjohtaja Kirsti Karlsson kertoo, että heidänkin taloyhtiössään isännöintiä ja kiinteistönhuoltoa on kilpailutettu vain muutaman kerran.

- Edellinen tarjouskierros otettiin vuonnna 1999, koska sekä isännöinnissä että kiinteistönhuollossa oli jo silloin ongelmia. Kysymys ei silloin ollut ehkä niinkään siitä, mitä palveluista maksettiin, vaan siitä, että asiat eivät hoituneet sovitulla tavalla. En ollut itse tuolloin vielä puheenjohtajana. Tiedän kuitenkin, että saimme silloin kaksi tai kolme tarjousta, mutta asialle ei kuitenkaan tapahtunut mitään, Karlsson kertoo.
Taloyhtiö teetti vuoden 2002 aikana ikkunaremontin, jonka aikana hallituksessa kypsyi Karlssonin mukaan päätös, että heti kun ikkunaremontti on pois käsistä, tehdään uusi tarjouskierros.

- Näin todella tehtiin ja pyydettiin viideltä palveluntarjoajalta tarjoukset. Tarjoukset avattiin vasta hallituksen kokouksessa ja kirjasimme kaikki saadut tarjoukset pöytäkirjaan. Pyrimme tekemään kaikki muutkin toimet siten, ettei kukaan pääse sanomaan, että olisi toimittu virheellisesti, Karlsson kertoo vuoden 2002 syksyllä tapahtuneesta hankinta- ja päätöksentekoprosessista.
Alueen taloyhtiöissä on hänen mukaansa ollut erilaisia käytäntöjä siinä, kilpailutetaanko isännöinti ja kiinteistönhuolto yhdessä vai erikseen. Kanttorinkodissa koettiin, että isännöinti ja huolto halutaan samasta paikasta, vain siivous kilpailutetaan erikseen.

Pieniä, hoitamattomia asioita
Kanttorinkodin piha-alue on hyvin haastava, etenkin talvikunnossapidon kannalta, sillä se viettää voimakkaasti alaspäin ja piha-alueella on useita portaita.

Entisen kiinteistönhuollon kanssa kypsyttiin Karlssonin mukaan monenlaisiin, loppujen lopuksi aika pieniin asioihin. Hoitamattomien tai huonosti hoidettujen asioiden listalle kertyi muun muassa tällaisia: Puista pudonneita lehtiä ei poistettu ajoissa ja lumi satoi päälle; Pihan portaissa ja pysäköintialueella joutui aina rämpimään, koska kulkuväyliä ei yleensä oltu aurattu siihen mennessä, kun ihmiset lähtivät töihin; Taloyhtiön toisessa saunassa oleva patteri oli rikkoontunut, mutta huoltomies ei ollut tietoinen sen aiheuttamista vesivuodoista, koska ei selvästikään käynyt tarkastamassa tiloja säännöllisesti; Asunnoissa olleista rikkinäisistä vesikalusteista ilmoitettiin, mutta niiden korjaaminen yleensä aina viivästyi.
- Oli siis kaikenlaisia pikkujuttuja, ja kun tuntui, että samoista asioista jouduttiin valittamaan uudestaan ja uudestaan, halu vaihtaa tekijä kasvoi,

Huomiota resursseihin,
osaamiseen ja konekantaan
Taloyhtiötä isännöi nyt taloyhtiölle entuudestaan tuttu ja hyvänä pidetty isännöitsijä, jonka vahvuutena on talon tuntemisen lisäksi hyvä talousosaaminen.

Kiinteistönhuolto on Karlssonin mukaan  myös aivan toisella tolalla kuin aikaisemmin. Huoltoyhtiö ehdotti oma-aloitteisesti puisten portaiden rakentamista talon toiselle sivustalle kulkemisen helpottamiseksi ja varmaankin myös huoltoyhtiön talvikunnossapidon helpottamiseksi.

Jopa viime talvi runsaine lumisateineen, joka oli monin paikoin varsinainen kiinteistönhuollon koetinkivi, ei synnytä moitteen sanaa.
- Piha-alueet on hoidettu todella hyvin. Viime talvenakin, kun lunta tuli toisinaan todella runsaasti, talosta pääsi helposti parkkipaikalle, koska portaat oli puhdistettu ja kulkuväylät aurattu. Ei tarvinnut hangessa rämpiä niin kuin aiemmin piti tehdä, Karlsson kiteyttää taloyhtiön asukkaiden keskuudessa vallitsevan tyytyväisyyden.

Palveluiden kilpailuttamisen pitäisi Karlssonin mielestä lähteä niistä tarpeista, joita taloyhtiöllä on. Siinäkään ei ole mitään järkeä, että pysytään asiakkaina ja maksetaan, vaikka asiat eivät toimi toivotulla tavalla.
- Valintoja tehtäessä kannattaa kuitenkin muistaa, että halvin tarjous ei ole käytännössä aina edullisin. Mekin ajattelimme valintaa tehdessämme kokonaistaloudellisuutta. Täytyisihän palveluissa laatuakin olla, Karlsson painottaa.

Taloyhtiö kiinnitti huoltopalveluissa erityisesti huomiota siihen, minkälaisella organisaatiolla palveluita tehdään, minkälainen kalusto ja henkilöstöresurssi yrityksessä on. Taloyhtiö halusi varmistua esimerkiksi siitä, että se ei joudu heti kärsimään, jos taloyhtiön huoltomies on esimerkiksi sairaana.

Suora yhteys siivoojaan
- Siivoukseen on helppo tarttua ja valittaa, mutta asukkailta ei ole tullut moitteita tästä uudesta siivoojastakaan. Tilanne on ihan toisenlainen kuin ennen, Karlsson kertoo viitaten siihen, että taloyhtiö on vaihtanut nyt myös siivouspalveluiden tarjoajaa.

Aikaisemmin siivous ostettiin huoltoyhtiön kautta, siitäkin huolimatta, että taloyhtiö olisi halunnut kilpailuttaa sen ja ostaa palvelut suoraan ilman välikäsiä.
- Se oli hankalaa, koska meillä ei ollut suoraa yhteyttä siivoojaan. Valitukset menivät isännöitsijälle, Karlsson sanoo.

Nykyistä siivoustoimintaa Karlsson kiittelee siitä, että se toimii ja palveluntarjoajallekin tärkeintä tuntuu olevan, että sovitut asiat varmasti hoituvat- toisinaan vaikka vasta iltamyöhällä.

Lisäksi hän pitää hyvänä sitä, että siivousyritys toimittaa kerran kuukaudessa raportit tehdyistä töistä ja palautetta voi antaa jatkuvasti. Raporteista näkyy siivoojan saama kokonaispalaute, ja Karlsson voi seurata omaakin palautettaan pidemmältä ajalta. Sitä seuraamalla Karlssonin mukaan havaitsee heti, jos toimintaan on tullut jokin poikkeama.