Taloyhtiön

Kiinteistönhuollon kehittäminen ja laadun parantaminen edellyttävät muun muassa sitä, että tehdään enemmän yhteistyötä kaikkien osapuolten kesken, ostetaan yksittäisten suoritteiden sijasta laajempia palvelukokonaisuuksia ja kehitetään hinnoittelujärjestelmää, jossa hinta voisi paremmin joustaa todellisten työmäärien ja olosuhteiden mukaan.

Tässä ovat johtaja Ari Soikkelin mielestä ne kulmakivet, joita hiomalla kiinteistönhuollon käytäntöjä voidaan muuttaa nykyistä toimivammiksi ja paremmin niin tilaajaa kuin palveluntarjoajaakin palveleviksi.

Pitkään kiinteistönhoitoalalla työskennelleen ja nyt SOL Kiinteistöpalveluiden johtajana toimivan Ari Soikkelin mielestä kiinteistönhuollon suurimpana ongelmana on teri osapuolten liian vähäinen yhteistyö. Kiinteistönhuollon palveluita ostetaan hänen mielestään liiaksi yksittäisinä suoritteina laajempien, kiinteistön edellyttämistä tarpeista ja asiakkaiden toiveista lähtevien palvelukokonaisuuksien sijasta.
- Kiinteistöjen edellyttämät tehtävät voivat vaihdella hyvin paljon, koska kiinteistökanta on hyvin eri-ikäistä. Jos taloissa on paljon korjausvelkaa, on selvää, että se heijastuu kiinteistönhuoltoon suurempina ja useammin toistuvina korjaustoimina. Tällaistenkin asioiden pitäisi näkyä niissä palveluissa, joita tilaaja ostaa, Soikkeli muistuttaa.

Ristiriidat voivat johtua myös siitä, että asiakkaiden toiveet ja käsitykset kiinteistönhuollon sisällöstä voivat olla epärealistisia. Taloyhtiön asukas luulee, että ulkoalueet  siivotaan viisi kertaa viikossa, kun sopimuksessa on sovittu kerran viikossa tapahtuvasta puhtaanapidosta.
- Tällaisia epärealistisia odotuksia ja vääriä käsityksiä voitaisiin välttää, kun tiedotettaisiin paremmin  Soikkeli mainitsee ja ehdottaa alkajaisiksi vaikkapa huolto-ohjelman esillelaittamista porrashuoneeseen, mistä on se on kaikkien asukkaiden nähtävissä.

Yleensäkin puhtaanapitotyöt kannattaisi Soikkelin mielestä paremmin mukauttaa olemassaoleviin olosuhteisiin.
- Koska kelit ulkona vaihtelevat, miksi se ei näkyisi puhtaanapito-ohjelmassa. Sovittaisiin niin, että tehdään yksi siivouskerta enemmän, jos se kelien vuoksi tarvitaan.

Taloyhtiöissä ei ehkä riittävästi myöskään paneuduta siihen, mitä halutaan, vaan tarjouspyynnössä pyydetään perinteisten kiinteistönhuoltopalveluiden toteuttamista.
- Me tietysti tiedämme, mitä ne perinteiset kiinteistönhuoltotehtävät ovat ja voimme kirjata ne palvelukuvauksiksi ja antaa sen pohjalta tarjouksen. Minusta tämäntyyppiset tarjouspyynnöt viestittävät valitettavasti jonkinlaisesta välinpitämättömyydestä tai tehdään vain kilpailuttamistarkoituksissa, Soikkeli harmittelee.

Kilpailutetaan suurempia
kokonaisuuksia kerralla
Asunto-osakeyhtiöiden hallitusten puheenjohtajat tai sivutoimiset isännöitsijät eivät useinkaan ole kiinteistönhuoltopalveluiden ostamisen ammattilaisia.
- En voi olla miettimättä sitäkin, miksei isännöitsijätoimistossa keskitettäisi kiinteistönhuoltopalveluiden kilpailuttamista yhdelle tai kahdelle henkilölle. He voisivat sitten kilpailuttaa kerralla kaikkien niiden taloyhtiöiden kiinteistönhoidon, jotka isännöitsijätoimistolla on hoidettavanaan.

Kun kilpailuttaminen olisi keskitetty tietyn henkilön tai tiettyjen hen kilöiden tehtäväksi, se antaisi Soikkelin arvion mukaan myös paremmat mahdollisuudet vertailla eri palveluntarjoajien toimintatapoja ja tutustua yritysten välisiin eroihin. Toisaalta suuremmat kokonaisuudet kiinnostaisivat myös palveluntarjoajia enemmän kuin huollon tarjoaminen kunkin isännöitsijän erikseen pyytämiin yksittäisiin kohteisiin.

Hintajoustoa ja
pidempiä sopimuksia
Taloyhtiöiden pihojen talvikunnossapito on kiistatta asuintalon kiinteistönhuollon tärkeimmistä, mutta myös vaikeimmista palveluista. Useimmiten pihojen auraus ja muut talvityöt sisältyvät kiinteistönhuollosta maksettavaan kiinteään hintaan.

- Mitäs jos laskutusperusteeksi otettaisiinkin toteutunut työmäärä? Nykyisin kiinteään hintaan voi sisältyä muun muassa  20 lumilähtöä per talvi, ja maksu maksetaan riippumatta siitä, onko sinä talvena tarvittu kaikki 20 lumilähtöä. Nykyinen laskentamalli ei ota huomioon sitäkään, jos käyntejä tuleekin enemmän, Soikkeli pohtii.

- Miksi ei siis tehtäisi sopimuksista joustavampia? Käytäisiin palveluiden sisällöt tarkkaan läpi ja selvitettäisiin yhdessä, miten paljon aikaa johonkin työhön todellisuudessa menee ja arvioitaisiin yhdessä, riittääkö 20 lumilähtöä vai ei, Soikkeli jatkaa.

Joustavuutta pitäisi hänen mielestään saada myös kiinteistönhuollon hinnoitteluun.
- Kiinteistönhuollon täytyy tietenkin olla kannattavaa toimintaa palvelun tuottajalle. Minusta koko riskiä esimerkiksi lumilähtöjen riittävästä määrästä ja kustannusista ei saisi sälyttää pelkästään palveluntarjoajan kontolle, Soikkeli mietiskelee.

Taloyhtiö voisi hänen ehdotuksensa mukaan maksaa kiinteän kuukausitaksan sijasta kenties erilaista kuukausihintaa töiden määrästä riippuen tai erilaista maksua talvella ja kesällä töiden määrästä riippuen.
- Tunnustan, etten tiedä, miten esimerkiksi kuukausittain vaihtelevat kiinteistönhuoltomaksut olisi sovitettavissa nykyisiin yhtiövastikkeisiin ja siihen järjestelmään. Ajatukseni kuitenkin on, että kiinteistönhuollosta voitaisiin maksaa todellisen työmäärän mukaan eli silloin maksettaisiin enemmän, kun töitäkin on ollut sopimuksessa sovittua enemmän ja silloin vähemmän, kun töitä on ollut sovittua vähemmän, hän konkretisoi.

Sopimuksen pohjalla täytyisi kuitenkin olla jonkinlainen minimiveloitus, joka osaltaan turvaisi palveluntarjoajan mahdollisuudet tehdä investointeja, hankkia konekantaa ja ylläpitää henkilöstä. Hallituksen ja isännöitsijän tehtävänä taas olisi varmistaa, että toteutuneet työt pysyisivät taloyhtiön kustannusraamissa.

Yhteistyötä voitaisiin paremmin syventää Soikkelin mielestä myös sillä, että sopimukset olisivat voimassa vaikkapa kolme vuotta kerrallaan.
- Silloin palveluntuottajallakin olisi toisenlainen kiinnostus kehittää toimintojaan, koska ei tarvitsisi miettiä päällimmäisenä sitä, kilpailuttaako tilaaja sopimuksen taas vuoden päästä, Soikkeli sanoo.

Hänen mielestään nykyiset kiinteistönhuoltosopimukset, jotka ovat toistaiseksi voimassa ja joissa on 1-3 kuukauden irtisanomisaika, johtavat osaltaan siihen, että hinta on ratkaisevampi kriteeri kuin palveluiden sisältö.