Taloyhtiön

 Asunto-osakeyhtiössä asukasrekisterin pitäminen perustuu asukassuhteeseen ja sen hoitamiseen.Taloyhtiön velvollisuutena on henkilötietolain mukaan huolehtia siitä, että asukkaat saavat tiedon henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta sekä siitä, mihin tietoja mahdollisesti luovutetaan. Informointi tietojen käsittelystä tapahtuu luontevimmin henkilötietoja kerättäessä eli käytännössä asukkaan muuttaessa taloyhtiöön.

Yhtiöt saavat kerätä asukkaastaan vain asukassuhteen hoidon kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

Tietojen virheettömyys

Henkilötietolain mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä. Asukasluetteloiden kohdalla tämä tarkoittaa lähinnä sitä, että tiedot on kerättävä ensisijaisesti henkilöiltä itseltään ja niitä on käsiteltävä mahdollisimman huolellisesti. Lisäksi laki edellyttää, että taloyhtiö, noudattaa hyvää tietojenkäsittelytapaa.

Käyttötarkoitus

Henkilötietolain mukaan henkilötietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, johon ne on alun perin kerätty ja rekisteriin talletettu. Asukasluetteloihin sisältyviä henkilötietoja saa siis käyttää ainoastaan asukassuhteen hoidosta aiheutuvissa tehtävissä ja osakerekisterin tietoja taas asunto-osakeyhtiölain mukaisia tehtäviä hoidettaessa.

Osakeluettelo

Osakeluettelosta muodostuvan henkilörekisterin pitäminen perustuu nykyisin 1.7.2010 voimaantulleeseen uuteen asunto-osakeyhtiölakiin. Osakeluettelon pitäminen on yhtiön hallituksen velvollisuutena, mutta yleensä hallitus on antanut osakeluettelon pitämisen isännöitsijän tehtäväksi. Osakeluettelomerkintää varten yhtiöllä on oikeus saada tieto osakkeiden omistajista.

Osakeluettelo muodostuu asunto-osakeyhtiölaissa määritellyistä tiedoista, joita ovat osakkeet osakeryhmittäin, huoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden, osakekirjojen antamispäivä, omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisten henkilöiden syntymäaika sekä muussa laissa siihen merkittäväksi säädetyt tiedot.

Henkilötunnusta ei osakeluetteloon saa merkitä.

Osakeluettelon julkisuus

Asunto-osakeyhtiölain mukaan jokaisella on oikeus saada osakeluettelosta maksullinen kopio. Kaikille nähtävillä olevassa osakeluettelossa ei saa olla näkyvillä entisten osakkeenomistajien tietoja. Tämän vuoksi laissa on määrätty osakkeen aiempaa omistajaa koskevat osakeluettelotiedot säilytettäväksi luotettavalla tavalla 10 vuotta siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon.

Tämän määräajan jälkeen aiempaa omistajaa koskevia tietoja saa säilyttää, käyttää tai muutoin käsitellä vain tieteellistä tutkimusta, yhtiön historian kirjoittamista tai tilastointia varten.

Turvakielto

Jos maistraatti on määrännyt osakkeenomistajaa koskevien tietojen luovutusrajoituksesta ja rajoituksesta on ilmoitettu yhtiölle, osakkeenomistajasta osakeluetteloon merkittyjä tietoja saa luovuttaa vain viranomaiselle sekä sellaiselle osakkeenomistajalle tai muulle, joka osoittaa oikeutensa sitä vaativan.

Asukasrekisteri

Asukassuhteen hoitaminen yleensä edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistonumero, asukkaan syntymäaika, tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista. Asukasrekisterin osarekisterin muodostaa pelastuslakiin perustuvan pelastussuunnitelman sisältämät tiedot asukkaista. Asukkaiden henkilötietoja saa käsitellä vain asukassuhteen hoitoa koskevissa asioissa eikä niitä saa luovuttaa ulkopuolisille ilman asukkaan antamaa suostumusta, jollei siihen löydy laista johtuvaa perustetta.

Tietojen luovuttaminen

Aina ennen kuin henkilötietoja aikoo luovuttaa jonkun ulkopuolisen tahon käyttöön, on varmistettava, mikä säännös oikeuttaa tiedon luovuttamiseen ja että tietojen pyytäjällä on laillinen oikeus käsitellä näin saamiaan tietoja. Yleensä on hyvä kysyä tietoja pyytävältä, mihin hän katsoo oikeutensa käsitellä ko. henkilötietoja perustuvan.

Isännöitsijän tulisi tässä yhteydessä huolehtia myös siitä, ettei huoltoyhtiö vaadi asukkailta tarpeettomasti esimerkiksi henkilötunnuksia tai muita huoltoyhtiön kannalta perusteettomia henkilötietoja.

Lähde:
Tietosuojavaltuutetun toimisto Taloyhtiöiden asukasluettelot ja henkilötietolaki
Lisätietoja: finlex.fi  > Lainsäädäntö > Ajantasainen lainsäädäntö (pikahaku: henkilötietolaki)