Taloyhtiön

Sattumaa ja hyvää tuuria helsinkiläisen taloyhtiön puheenjohtaja kiittää siitä, että hänen taloyhtiössään onnistuttiin puuttumaan putkiremontin valmistumisen loppumetreillä vakaviin työvirheisiin, koko remontin aikaisen valvonnan laiminlyönteihin ja perusteettomaan lisälaskutukseen. Urakoitsijan kanssa taloyhtiö on saanut runsas vuosi sitten toteutetun putkiremontin osalta hyvitykset kuntoon ja tilit selviksi. Siltä osin putkiremontin kokonaishinta on jäämässä alle alkuperäisen budjetin. Työn valvontaan liittyvien epäselvyyksien setviminen on vielä kesken.

Helsinkiläisessä, vuonna 1951 valmistuneessa taloyhtiössä käynnistyi helmikuussa vuonna 2007 putkiremontti. Yhdeksänkerroksisessa talossa tehtiin remontti perinteisin tavoin ja uudistettiin täydellisesti vanhat kylpyhuoneet sekä uusittiin talon sähkö- ja tietoliikennejärjestelmät. Työn piti valmistua marraskuun loppuun mennessä.

Urakoitsijan kanssa pääsimme sopuun taloudellisista erimielisyyksistä viime vuoden maaliskuussa. Se oli pitkä vääntö. Meidän ensimmäinen vaateemme, joka laadittiin niin sanotusti pahimman mukaan ja viivästyssakkojen kera, oli loppusummaltaan 190 000 euroa. Varsinaisiin neuvotteluihin mennessämme esitimme urakoitsijalle 82 000 euron korvausvaatimuksen. Neuvotteluissa päädyimme noin 64 000 euroon, josta viivästyssakkojen osuus oli noin 37 500 euroa, nykyisin taloyhtiön puheenjohtajana toimiva osakas kertoo.

Taloyhtiön kannalta urakointiin liittyvät ongelmat koskivat erityisesti lisätöiden laskutusta, jossa ei ollut riittävän hyvin määritelty urakkaan kuuluvat ja lisätöinä tehtävät työt, lisätöiden tarpeen todentaminen ja dokumentointi sekä laskutusepäselvyydet. Havaittujen puutteiden osalta, palokatkoja lukuunottamatta, urakoitsija korjasi lähes mukisematta.

Remontin valvonnan osalta prosessi on puheenjohtajan mukaan vielä kesken. Taloyhtiö on esittänyt neuvotteluita valvojan remontin aikaisesta toiminnasta ja siinä havaituista vakavista puutteista ja laiminlyönneistä.

Mitä voisi ottaa opiksi?

Erottaisin valvojan ja suunnittelijan tehtävät eri henkilöille. Silloin kun niitä hoitaa sama henkilö, hän pystyy valvojana luovimaan ja selittämään työsuunnitelmissa olevia virheitä itselleen parhain päin, puheenjohtaja kertaa varoittavan esimerkkitapauksen huomiolistaansa.

Suunnitelma kannattaa kierrättää tarkistusmielessä jollakin ulkopuolisella asiantuntijalla joka käy myös tutustumassa taloyhtiöön, jotta taloyhtiö voisi varmistua suunnitelman toteuttamiskelpoisuudesta.

Osakaskohtaiset muutostyöt hallintaan ajoissa

Hankesuunnittelun tarpeellisuuteen puheenjohtaja ei oman kokemuksensa perusteella osaa ottaa kantaa, koska sitä ei käytetty oman taloyhtiön putkiremontissa. Tärkeänä hän kuitenkin pitää sitä, että taloyhtiössä kerätään jo etukäteen tietoa siitä, mitä osakkaat remontilta toivovat ja ennen kaikkea minkälaisia heidän omat, taloyhtiön remontista poikkeavat muutos- ja lisätyöt olisivat. Niistä pitäisi sopia ja kirjata asiat selkeästi papereihin.

Meidän remontissamme valvoja ei tiennyt alun alkaenkaan, minkälaisia toiveita asukkaille on remontin suhteen. Me saimme vain ilmoituksen, että remontti alkaa sinä ja sinä päivänä ja siihen kuuluvat nämä asiat. Valvoja ei vaikuttanut olevan kiinnostunut osakkaiden omistakaan muutostöistä, remontin alkaessa vielä riviosakkaana toiminut nykyinen puheenjohtaja kertaa.

Osakkaille ei oltu jaettu ennen urakan alkua hyvityshintoja, minkä vuoksi kaikki osakkaat eivät tienneet paljonko heidän kuuluu saada hyvitystä esim. vaihtaessaan urakkaan kuuluvan hanan tai wc-istuimen toiseen. Ne osakkaat, jotka osasivat neuvotella urakoitsijan kanssa, saivat muutostöilleen tietyn hinnan; ne jotka eivät osanneet sopia, joutuivat maksamaan sen, mitä urakoitsija heiltä vaati.

Muutostyöt tulisi kerätä yhteiseen kansioon, johon on kirjattu kaikki ne työt, mitä missäkin huoneistossa on tarkoitus tehdä, mitä muutoksia tehdään poiketen taloyhtiön remontista, muutoskohdista piirustukset ja niihin muutoksista aiheutuvat lisäkustannukset ja hyvitykset. Kansion tulisi olla työmaatoimistossa, josta se olisi katsottavissa milloin tahansa, hän jatkaa listaansa.

Meiltä puuttui myös sellaiset toimenpiteiden tarkistuslistat, jotka olisi kiinnitetty jokaisen huoneiston oveen. Siihen tekijä kuittaisi tekemänsä työt. Urakoitsijan ja valvojankin olisi siitä helppo seurata töiden etenemistä. Se palvelisi myös osakasta, joka saisi siitä tietoa, miten työ omassa huoneistossa etenee, hän jatkaa.

"Meillä vallitsi villin lännen meininki tiedonvälityksen suhteen"

Työnjohdon ja urakoitsijan toiminnan luotettavuutta on hänen mielestään hankala etukäteen selvittää, eikä parasta ja oikeaa tietoa välttämättä saa toiselta taloyhtiöltäkään. Tiedonkulusta on kuitenkin huolehdittava ja pyrittävä toimintatapoihin, joissa tieto kulkee riittävän hyvin osakkaiden ja urakoitsijoiden sekä valvojan kesken.

Meillä vallitsi suoraan sanottuna villi länsi tiedonvälityksen suhteen. Ehkä kävi niinkin, että ne joille tehtiin niin sanottu standardikorjaus, taloyhtiön putkiremontin mukainen remontti kylpyhuoneeseen, asiat sujuivat ja tieto kulki paremmin. Mutta siellä, missä kylpyhuoneissa tehtiin osakkaan toivomia muutoksia, siellä oli ongelmia niin tiedonkulussa kuin koko muutostöiden hallinnassa, hän muistelee.

Lisäksi hänen mielestään pitäisi selkeästi määritellä, kuka valvoo osakkaiden muutostyöt ja mitä valvonta tarkoittaa käytännössä, mitä asioita valvotaan ja miten.

Valvontavastuuta ei tietenkään voi siirtää osakkaalle, mutta suositella voi, että osakaskin käy katsomassa töiden suorittamista vaikka päivittäin. Viikkokin on pitkä aika, jos vasta silloin voidaan reagoida esimerkiksi siihen, että kalusteita ollaan asentamassa väärään paikkaan.

Valvojan työn sisältö ja toimintatavat kirjattava konkreettisesti

Koko remonttia valvovan valvojan työstä pitää sopia tarkkaan, mitä siihen konkreettisesti kuuluu. Ellei työn sisältöä ole riittävän yksityiskohtaisesti määritelty, esimerkiksi miten reagoidaan työsuoritusten puutteisiin tai muuhun, silloin syntyy edellytykset valvojan välinpitämättömälle toiminnalle. Kiinteistöliiton pitäisi kehittää valmis lista valvojan tehtävistä, johon voisi sitten taloyhtiökohtaisesti tehdä tarvittavat muutokset ja lisäykset. Näin myös hallituksen jäsenenä tietäisi paremmin, mitä pitää huomioida valvojan työtä ja toimintaa tarkastettaessa.

Ja muistuttaisin, että huomiota kannattaa kiinnittää valvojan valintaan ja olla ehdottomasti yhteydessä muihin taloyhtiöihin joissa valvoja on toiminut.

Valvojan työn laskutusperusteista puheenjohtaja myöntää virheeksi sen, että heidän remontissaan valvoja laskutti viikkoperusteisesti.

Parempi olisi ollut käyntiperusteinen laskutus. Kun valvonta on käyntiperusteista, silloin syntyy dokumentteja siitä, milloin valvoja on käynyt ja pöytäkirjoja, joihin tehdyt havainnot kirjataan. Minusta jo sopimusvaiheessa kannattaa sopia niin valvojan kuin urakoitsijankin kanssa työmaapöytäkirjojen pitämisestä ja menettelystä. On olemassa valmis lomake, joka minusta on sinällään toimiva ja johon myös valvoja voi kommenttinsa kirjata.

Maksuliikenne ja dokumentointi tiukkaan tarkasteluun

Pöytäkirjat, niiden sisällöt, kirjaamistavat ja ylipäänsä dokumentaation merkitys nousee puheenjohtajan näkemyksen mukaan jälkipyykin pesemisen kannalta erittäin tärkeää asemaan.

On syytä olla huolellinen ja kontrolloida kaikkea kirjallista dokumentointia. Kirjoittaminen on taitolaji ja papereihin voidaan kirjata kaikkea maan ja taivaan väliltä sanomatta oikeasti yhtikäs mitään. Tärkeintä taloyhtiön kannalta kuitenkin on, että se saa järjestelmällisesti tietoa työvaiheiden etenemisestä. Hallituksen täytyy saada jokaisesta työmaapäiväkirjasta oma kappaleensa, puheenjohtaja muistuttaa.

Lisäksi olisi hyvä, jos tiettyjen työvaiheiden valmistumistuttua myös hallitus tekee työmaalla katselmoinnin, eikä jätä sitä ainoastaan valvojan varaan. Urakkasopimuksessa on sovittu maksuohjelma, mitkä erät laskutetaan minkäkin työvaiheen jälkeen. Katselmoinnissa tarkistettaisiin, onko työt tehty, kuten sovittu, ovatko ne valmiita ja voidaanko seuraava maksuerä maksaa, puheenjohtaja jatkaa neuvojaan.

Jälkiselvittelyssä kävi ilmi, että urakoitsija oli useammankin kerran ilmoittanut, työvaiheiden olleen valmiit ja esittänyt maksuerän maksettavaksi. Todellisuudessa ne eivät olleet, vaikka valvoja oli laskut jo hyväksynyt ja hyväksytti laskut myös hallituksella.

Lisätöiden laskuttamisessa pahimmillaan melkoinen sudenkuoppa

Hän kehottaa tiukkaan valvontaan myös lisätöiden määrittelemisessä ja niiden laskutuksessa.

Urakkaan kuulumattomia lisätöitä koskevat laskut pitäisi saada etukäteen niin, että hallituksen jäsenet ja taloyhtiön kuittitarkastusta hoitava henkilö voivat ne yhdessä tarkistaa ennen sitä työmaakokousta jossa ne on tarkoitus hyväksyä.

Jo urakkaneuvotteluissa on hyvin tärkeää huolehtia siitä, että papereissa on selkeästi määritelty, mitkä työt eivät kuulu urakkahintaan ja toisaalta, mitkä ovat lisätöiden laskutusperusteet.

Tässä urakassa oli sovittu, että seinien suoristaminen kahteen senttimetriin saakka kuuluu urakkaan, muu on lisätyötä.

Urakoitsijan kanssa oli sovittu työmaakokouksessa, että valvoja käy mittaamassa ja dokumentoimassa suoritustarpeen ja paksuuden ennen työn suorittamista. Näin ei kuitenkaan tapahtunut vaan urakoitsija suoristi seinät ilman todentamista ja  dokumentointia valvojan toimesta. Urakoitsija laskutti 11 400 euroa seinien oikomisesta, mutta mistään ei käy ilmi, miten tai kuka suoristustarpeen on todennut. Urakoitsijan kanssa lopulta sovittiin, että taloyhtiö maksaa suoristamisesta puolet eli 5700 euroa, koska todennusta ei ollut tapahtunut. Lisätyöt ovat helposti rahastuskeino, ellei sopimuksissa ole määritelty, miten lisätöiden tarve todetaan ja mitä ne koskevat. Jälkikäteen on enää vaikea todistaa, onko seinien suoristamiseen tässä mitassa ollut tarvetta.

Kuittien tarkastaminen, laskujen maksun kontrollointi ja työmaakatselmukset siitä, mitä ollaan maksamassa - tässä myös puheenjohtajan neuvoja prosessin kontrolloimisessa.

Isännöitsijä puhaltamaan yhteiseen hiileen

Puheenjohtaja harmittelee sitäkin, ettei isännöitsijästä ollut heidän tapauksessaan hallitukselle minkäänlaista apua, eikä tukea ongelmien ilmaannuttua.

Meillä oli putkiremontin vastaanottotilaisuuteen sidottu isoin maksuerä -130 000 euroa. Vastaanottotilaisuudessa sovittiin, että työ otetaan mahdollisesti vastaan vasta seuraavalla viikolla, kun tilaisuudesta estyneet hallituksen jäsenet saavat tilaisuuden pöytäkirjan ja ehtivät tutustumaan siihen. Tilaisuuden jälkeen puhuimme vielä erikseen isännöitsijän kanssa ja sovimme, että tuota maksuerää ei makseta ennen kuin hallitus on antanut siihen luvan. Isännöitsijä laittoi sen kuitenkin maksuun heti maanantaina ja osaltaan hankaloitti jatkotoimia. Kun maksu on maksettu, sehän voidaan tulkita indikaatioksi siitä, että asia on hyväksytty. Urakoitsijaa ei välttämättä enää siinä vaiheessa kovin paljon kiinnosta virheiden korjaaminen, jos enää vajaa prosentti urakkasummasta on saamatta, puheenjohtaja kertaa omia kokemuksiaan.

Lopputuloksena on siis korjaushanke, joka jäi alle budjetin ja osakkaat ovat maksaneet sen mihin piti varautuakin.