Taloyhtiön

– Jos viestintä korjaushankkeessa suunnitellaan kunnolla niin kuin kaikki muukin hyvin valmistellussa korjaushankkeessa suunnitellaan, lopputulos voi olla hyväkin, toimittaja Juha Salmi muistutti isännöitsijäkunnalle Kiinteistöpostin Tulevaisuuden Isännöinti -seminaarissa. Hän suositteli viestintäsuunnitelman laatimista korjaushankkeisiin ja mainitsi, että tähän on tulossa uusia työvälineitä niin isännöitsijöiden kuin taloyhtiöiden hallitustenkin käyttöön

Asuinkerrostalojen peruskorjaus- ja -parannustarve kasvaa lähivuosina erittäin voimakkaasti. Tämä on tosiasia ja haaste, josta nykyisillä toimintatavoilla, resursseilla ja osaamisella ei FCC Asuntotieto Oy:n toimittaja Juha Salmen mielestä selvitä.
 
Asuinkiinteistöjen suuriin korjaushankkeisiin liittyvät ongelmat johtuvat pääasiassa hankkeiden epämääräisyydestä, huonosta johtamisesta ja heikosta tiedonkulusta, ja juuri tällaisiin haasteisiin pitäisi käytännössä pystyä vastaamaan.
– Kustannusten minimoinnista pitäisi päästä lisäarvon maksimointiin, mikä on haaste myös taloyhtiöiden osakkaille, Salmi mainitsi.

Putki- ja muiden isojen remonttien kumuloituvasta haasteesta ei hänen mielestä selvitä, ellei myös menetystarinoista päästä mahdollisimman pian menestystarinoihin ja kauhukuvista hyviksi todettuihin käytäntöihin ja kokemuksiin.

Isännöitsijällä tärkeä viestijän tehtävä

Taloyhtiöiden hallituksissa ei istu ammattilaisia ja siksi koen juuri isännöitsijän roolin tärkeäksi tällaisissa hankkeissa, joissa on aina kussakin omat erityispiirteensä, Salmi hahmotti.

Osakkeenomistajan kannalta jokainen remontti on sellainen, että siitä halutaan selviytyä mahdollisimman vähällä. Erityinen huoli kohdistuu ymmärrettävästi siihen, miten remontti vaikuttaa omaan arkeen ja elämiseen keskellä remonttia.
 
Asukaslähtöisen perusparantamisen kehitystarpeet -esitutkimuksen Ihmisten ja kiinteistöjen elämänsyklit -tutkimus- ja kehitysohjelma osoitti, että osakkaiden kannalta tyypillisimpiä vaikeuksia korjaushankkeissa ovat nimenomaan remonttien epämääräisyys, huono vuorovaikutus eri toimijoiden kesken ja heikko tiedonkulku.
– Kysymyksiin täytyy pystyä antamaan vastauksia, Salmi kiteytti yhdeksi tärkeimmistä isännöitsijäänkin kohdistuvista vaatimuksista.

– Normaalilla insinööriasenteella asioista kerrotaan vasta sitten, kun tiedetään, miten asiat ovat, mutta taloyhtiöiden korjaushankkeissa se on väärin. Siellä pitää käyttää myös epävirallisempia tiedotuskanavia. Viestinnällä kannattaa pitää yllä taloyhtiössä fiilinkiä, että tietoa koko ajan tulee sen sijaan, että ajaudutaan kriisitiedottamiseen, Salmi kuvaili viestinnän keinoja ja tarpeita.

Viestintäsuunnitelma osaksi peruskorjaushanketta

Hänen suosituksensa oli, että kaikissa tapauksissa, mutta etenkin suuremmissa peruskorjaus- tai -parannushankkeissa, viestinnästä tehtäisiin oma suunnitelmansa. Tässä kohdin olisi hyvä huomioida esimerkiksi taloyhtiössä ”viruvat voimavarat” ja ottaa niitä käyttöön yhtälailla kuin pitäisi virittää vuoropuhelua korjaushankkeista jo riittävän ajoissa ennen kuin lopullisia päätöksiä on edes tehty.
– Ihmisille kannattaa kertoa totta, koska he tietävät sen. Ei kannata vedättää, Salmi muistutti perusasioista.

Asukaskyselyitä, joiden pohjalta voidaan laatia esimerkiksi taloyhtiön strategia, tehdään vaihtelevasti. Niitä kannattaisi Salmen mielestä kuitenkin hyödyntää enemmän, koska niissä saattaa tulla myös käyttökelpoisia ideoita ja ehdotuksia parannuksista tai niiden toteuttamisesta.

– Urakoitsijakunnassa tiedottamisen suhteen on tapahtumassa kehitystä, Salmi tuumasi, mutta moitti samalla sitä, miten on mahdollista, että rakennusalalla sana ”valmis” ei tunnu koskaan käytännössä tarkoittavan valmista tai ainakin siitä tuntuu aina olevan eri toimijoilla erilainen käsitys.

Salmen mielestä entistä enemmän kannattaisi panostaa myös remontin jälkeiseen asiakastyytyväisyyskyselyyn ja selvittää osakkaiden kokemuksia remontin jälkeiseen käyttöönottoon liittyneistä asioista.
– Ei ole kovin yleistä, että taloyhtiön puolesta isännöitsijä tekee yhteenvedon, miten korjaushanke meni. Miten tärkeää kuitenkin olisi kysyä juuri niiltä, jotka remontin maksavat, että miten kaikki oikein meni, Salmi painotti.

Lohdutuksena Salmi vielä totesi, että viestintä on taitolaji. Näihin haasteisiin vastaamista pyritään Salmen mukaan helpottamaan sillä, että parhaillaan laaditaan perusparannushankkeisiin soveltuvaa viestinnän ja vuorovaikutuksen mallisuunnitelmaa, jota on myös tarkoitus pilotoida.

Tarkoitus on hänen mukaansa tehdä kaksi selkokielistä, havainnollista ja helppokäyttöistä mallia, joista toinen on tarkoitettu erityisesti ammattilaisten, isännöitsijöiden työkirjaksi ja toinen taloyhtiön hallitusten ja osakkaiden opaskirjaksi.